Guía Completa: Utilizando el Módulo de Permisos de Trabajo en Twind

¡Sigue esta guía para el uso del Módulo de Permisos de Trabajos! 

Si eres usuario cliente de Twind, te gustará saber que el Módulo de Permisos de Trabajos de Twind está diseñado para simplificar el proceso de creación, gestión y seguimiento de permisos de trabajo de manera eficiente y organizada

En esta guía detallada, te explicamos cada paso del proceso, asegurándonos de que puedas aprovechar al máximo esta funcionalidad

Paso 0: Creación de Plantilla Personalizable  

Antes de comenzar a crear permisos de trabajo, es importante configurar una plantilla personalizada. Sigue estos pasos para crear tu plantilla:

• Inicia sesión en tu cuenta de Twind y accede al apartado de "Configuración" en el menú vertical que figura en la parte izquierda de la pantalla
• Navega hasta la selección de "Formularios de Permiso de Trabajo" y selecciona "Agregar Formulario"
• Rellena los campos requeridos para la plantilla del permiso de trabajo, incluyendo campos de selección múltiple y únicos, y de texto, según sea necesario
• Personaliza la plantilla para reflejar los requisitos específicos del permiso de trabajo en función de la normativa y los tipos de trabajos a realizar

• Guarda la plantilla una vez que esté completa y lista para su uso

• Una vez creada puedes editar la plantilla, accediendo a Editar Formulario

NOTA: Recuerda que puedes crear tantas plantillas como necesites y que son 100% personalizables.

 Paso 1: Creación de Permisos de Trabajo 

El primer paso será crear un nuevo permiso de trabajo. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Inicia sesión en tu cuenta de Twind y navega hasta el Módulo de Permisos de Trabajo en el menú lateral izquierdo.
• Selecciona la opción para Agregar un nuevo permiso
• Elije la plantilla de permiso de trabajo personalizada previamente creada
• Completa los campos requeridos según la plantilla, incluyendo detalles de la empresa contratista y contrato, fechas, ubicación y actividades planificadas
• Selecciona el rol del aprobador y los usuarios que serán notificados sobre el permiso de trabajo
• Añade cualquier información adicional relevante y adjunta documentos necesarios
• Envía el permiso de trabajo para que sea completado, posteriormente revisado y aprobado

 Paso 2: Gestión de Estados 

Una vez que el permiso de trabajo ha sido enviado, puedes realizar un seguimiento de su estado y realizar cambios según sea necesario

• Cambia el estado del permiso de trabajo entre pendiente, aprobado, pausado o rechazado según corresponda
• Incluye comentarios para explicar el motivo del cambio de estado

NOTA: Los usuarios internos notificados recibirán un correo electrónico con un enlace que les informa de cada cambio de estado del permiso de trabajo

Paso 3: Firma en el Permiso 

Las firmas son una parte crucial del proceso de permisos de trabajo. Te explicamos a continuación cómo gestionarlas:

• Los trabajadores pueden firmar electrónicamente el permiso de trabajo, ya sea en persona mediante doodle en una tablet, por ejemplo antes de acceder a tus instalaciones (está opción es ideal si los trabajadores externos no disponen de correo electrónico)
• A través del correo electrónico. En este caso el usuario de la empresa contratista, deberá identificarse con un ID y aceptar mediante checkbox las cláusulas legales, para proceder con la firma

 Paso 4: Visualización del Resumen 

Es importante acceder al resumen del permiso de trabajo en cualquier momento para revisar los detalles y mantener registros adecuados:

• Accede al resumen detallado del permiso de trabajo en cualquier momento
• Descarga el resumen en formato PDF para archivarlo o compartirlo según sea necesario

 Paso 5: Cierre del Permiso de Trabajo 

Al finalizar el el trabajo, asegúrate de cerrar el permiso de trabajo para referencia futura y mantener un historial de cambios para fines de auditoría, inspección y cumplimiento normativo

Con esta guía detallada, estarás bien equipado para utilizar el Módulo de Permisos de Trabajo en Twind de manera efectiva y eficiente. Si tienes alguna pregunta o necesitas asistencia adicional, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de soporte. ¡Estamos aquí para ayudarte en cada paso!

Si tienes dudas, contáctanos a través del correo help@twind.io

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